Dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà - Autentiche di firma - Autocertificazioni

DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DELL'ATTO DI NOTORIETÀ

Cos'è la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà

La dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà è il documento previsto dagli articoli 21, 38 e 47 del DPR N. 445/2000, che deve essere utilizzato nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i gestori di pubblici servizi per comprovare stati, qualità personali o fatti a diretta conoscenza dell'interessato, non compresi nell'elenco dei casi in cui si può ricorrere all'autocertificazione. La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali o fatti relativi ad altri soggetti di cui si abbia diretta conoscenza.

La mancata accettazione di tali dichiarazioni o la richiesta su queste di autentiche di firma al di fuori dei casi previsti dalla legge costituisce, per la pubblica amministrazione, violazione dei doveri d'ufficio.

Cosa si può dichiarare

La dichiarazione può riguardare anche la conformità all'originale della copia di:

• atti o documenti conservati o rilasciati da una pubblica amministrazione
• pubblicazioni
• titoli di studio o di servizio
• documenti fiscali che devono essere obbligatoriamente conservati dai privati.

Salvo le eccezioni previste dalla legge non si possono autodichiarare:

• Dichiarazioni future
• Dichiarazioni d’impegno o manifestazioni di volontà
• Accettazioni o rinunce d’incarico
• Procure, autorizzazioni o mandati
• Scritture private
• Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile

Nel caso in cui la dichiarazione sostitutiva debba essere presentata a soggetti privati (ad es. banche, posta o assicurazioni) o a pubbliche amministrazioni ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad es. delega a riscuotere pensioni, contributi, ecc.) la firma può essere autenticata. L'autenticazione consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale competente che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante.

Si ricorda che l'autentica di firma è di competenza generale del notaio, e che si procede con l'autentica amministrativa da parte dell'ufficiale d'anagrafe solo nei casi tassativamente previsti dalla legge, pena la nullità della stessa.

Il soggetto privato che riceve la dichiarazione sostitutiva può chiedere il controllo alla pubblica amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione.

Chi può dichiarare

• cittadini italiani e dell'Unione europea, persone giuridiche, società di persone, pubbliche amministrazioni, enti, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione europea;
• cittadini di paesi terzi regolarmente soggiornanti in Italia limitatamente ai dati e ai fatti che possono essere attestati dall'amministrazione pubblica, o se previsto da speciali disposizioni di legge e/o da reciproche convenzioni internazionali.

Il dichiarante si assume la responsabilità di quanto dichiara e ne risponde penalmente in caso di dichiarazione falsa o mendace, come previsto dall'art. 76 del DPR 445/2000.

Casi particolari - minori, interdetti, inabilitati:

• MINORI: può dichiarare chi ne esercita la patria potestà o il tutore
• INTERDETTI: può dichiarare il tutore
• INABILITATI E MINORI EMANCIPATI: può dichiarare l'interessato con l'assistenza del curatore
• CHI NON SA O NON PUO' FIRMARE deve rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale
• CHI SI TROVA IN CONDIZIONI DI TEMPORANEO IMPEDIMENTO per motivi di salute: la dichiarazione può essere resa davanti al pubblico ufficiale dal coniuge o, in sua assenza dai figli o, in mancanza di questi ultimi, da un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado

Modalità di presentazione

Nel caso venga richiesta da una pubblica amministrazione o da un gestore di pubblico servizio, la dichiarazione sostitutiva DEVE essere sottoscritta attraverso una delle seguenti modalità:

• sottoscritta in presenza del dipendente addetto a riceverla;
• sottoscritta ed inviata via posta, via email o pec allegando copia di un documento di identità del dichiarante;
• firmata digitalmente ed inviata via email o via pec.

AUTENTICA DI FIRMA

Che cos'è l'autentica di firma

 L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione, da parte di un funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato/a, previa identificazione.

Il cittadino o la cittadina possono rivolgersi agli uffici comunali per provvedere all'autentica di firma in calce solo ad alcune tipologie di atti, di seguito elencate.

La competenza generale all’autentica è del notaio (autentica notarile) mentre l’ufficiale d’anagrafe autentica solo i singoli atti che la legge gli attribuisce (autentica amministrativa), pena la nullità della stessa a causa di difetto di legittimazione.

Su quali documenti è possibile richiederla

Possono essere autenticate le firme nei seguenti casi:

• istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà dirette a privati o anche a pubbliche amministrazioni/gestori di pubblici servizi ai soli fini della riscossione da parte di terzi di benefici economici (artt. 21 e 38 D.P.R. 445/2000),
• procedimento elettorale (art. 14 L. 53/1990),
• voto per corrispondenza per il rinnovo degli ordini professionali (art. 3 comma 7 D.P.R. 169/2005),
• quietanze liberatorie di assegni emessi senza provvista (art. 8 comma 3 bis L. 386/1990),
• consenso scritto all’incontro degli aspiranti adottanti ed il minore proposto dall’autorità straniera (art. 31 comma 3 lettera E, L. 184/1983),
• atti per i quali il codice di procedura penale prevede tale formalità (art. 39 D.L.vo 271/1989).

Nel caso venga richiesta da una pubblica amministrazione o da un gestore di pubblico servizio, la dichiarazione sostitutiva DEVE essere sottoscritta attraverso una delle seguenti modalità:

• sottoscritta in presenza del dipendente addetto a riceverla;
• sottoscritta ed inviata via posta, via email o pec allegando copia di un documento di identità del dichiarante;
• firmata digitalmente ed inviata via email o via pec.

Non si autenticano atti e documenti con natura volontaristica o negoziale, ad esempio:

• autorizzazioni
• concessioni
• assensi
• permessi
• approvazioni
• nulla osta
• ammissioni
• accettazioni
• dinieghi
• rifiuti
• rigetti
• rinunce
• cessazioni
• negazioni
• procure
• mandati
• incarichi
• affidamenti
• rappresentanze
• attribuzioni
• contratti

La mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma del Dpr 445/2000 costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE DI CERTIFICAZIONI (autocertificazioni)

Cos'è l'autocertificazione

È la dichiarazione, prevista dal Dpr n. 445/2000, che sostituisce la produzione di certificati nei rapporti con la pubblica amministrazione, con i gestori di servizi pubblici e con i privati. La mancata accettazione di tali dichiarazioni o la richiesta di certificati o di atti di notorietà costituisce, per la pubblica amministrazione, violazione dei doveri d'ufficio.

Cosa si può dichiarare

Si può usare la dichiarazione sostitutiva di certificazione per i seguenti stati, qualità personali e fatti:

1. a) data e luogo di nascita;
   b) residenza;
   c) cittadinanza;
   d) godimento dei diritti civili e politici;
   e) stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
   f) stato di famiglia;
   g) esistenza in vita;
   h) nascita del figlio, decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente;
   i) iscrizione in albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
   l) appartenenza a ordini professionali;
   m) titolo di studio, esami sostenuti;
   n) qualifica professionale posseduta, titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;
   o) situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali;
   p) assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
   q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria;
   r) stato di disoccupazione;
   s) qualità di pensionato e categoria di pensione;
   t) qualità di studente;
   u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
   v) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
   z) tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello stato di servizio;
   aa) di non aver riportato condanne penali e di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano l'applicazione di misure di sicurezza e di misure di prevenzione, di decisioni civili e di provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai sensi della vigente normativa;
   bb) di non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali;
   bb-bis) di non essere l'ente destinatario di provvedimenti giudiziari che applicano le sanzioni amministrative di cui al decreto legislativo n. 231 dell'8 giugno 2001;
   cc) qualità di vivenza a carico;
   dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile;
   ee) di non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.

N.B.: i dati relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza attestati in documenti di identità o di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati mediante esibizione dei documenti medesimi.

Certificati che NON possono essere sostituiti da dichiarazione:
- medici;
- sanitari;
- veterinari;
- di origine;
- di conformità CE;
- di marchi;
- di brevetti.

Chi può dichiarare

• cittadini italiani e dell'Unione europea, persone giuridiche, società di persone, pubbliche amministrazioni, enti, associazioni e comitati aventi sede legale in Italia o in uno dei paesi dell'Unione europea;
• cittadini di paesi terzi regolarmente soggiornanti in Italia relativamente a stati, qualità personali e fatti che possono essere attestati dall'amministrazione pubblica, o se previsto da speciali disposizioni di legge e/o da reciproche convenzioni internazionali.

Casi particolari - minori, interdetti, inabilitati

• MINORI: può dichiarare chi ne esercita la patria potestà o il tutore;
• INTERDETTI: può dichiarare il tutore;
• INABILITATI E MINORI EMANCIPATI: può dichiarare l'interessato con l'assistenza del curatore;
• CHI NON SA O NON PUO' FIRMARE deve rendere la dichiarazione davanti al pubblico ufficiale;
• CHI SI TROVA IN CONDIZIONI DI TEMPORANEO IMPEDIMENTO per motivi di salute: la dichiarazione può essere resa davanti al pubblico ufficiale dal coniuge o, in sua assenza dai figli o, in mancanza di questi ultimi, da un parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado.

Come si presenta

Si sottoscrive semplicemente la dichiarazione e la si presenta o la si trasmette via posta o email; in quest'ultimo caso è necessaria la firma digitale o pec.

La firma non va autenticata.

Validità

Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono:

• per i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità personali e fatti non soggetti a modificazioni è illimitata;
• per i restanti certificati è di 3 mesi (o più se previsto da leggi o regolamenti).